公文标准格式制作软件(机关公文助手)使用向导


利用公文标准格式制作软件(机关公文助手)精确排版,输出标准格式公文,仅需简单的三个步骤!
(本使用向导以标准下行/平行文为例,其他格式均与此类似)

第一步,运行公文标准格式制作软件(机关公文助手),在程序的主界面,请选择相应的行文格式,然后点击[下一步]按钮(如下图)。


根据公文的实际情况输入公文的各要素内容(如下图)。


小提示:利用键盘左手边上的“Tab”键可以跳动选择光标位置,无须移动右手鼠标,方便快速输入。

密级和保密期限:涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

紧急程度:紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

发文字号:发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。(点击小按钮 预定义常用的机关代字,避免每次输入,如下图)


成文日期:成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。

公文标题:公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

主送单位:主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。(点击小按钮 选择、编辑、设置发送单位,如下图)


抄送单位:抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。(点击小按钮 选择、编辑、设置发送单位,与主送单位类似)

附件:公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

附注:公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

信息公开选项:输入后定位到版记前一行位置,可留空。

正文内容:可将其他文档文字导入或复制粘贴至此,以去除原有不规范格式。

注:印发时间以公文付印的日期为准,由软件根据系统时间自动生成,如需作调整可在中进行。

版式设置:点击“版式设置”按钮,可单独对各文种格式的红色版头、落款单位等公文版式进行设置,如下图。



发文机关字体设置:这里主要根据发文机关标识的字数等特定要求进行调整,以避免出现字体过密或过疏的情况。

蓝色选项:主要用于企业性质的单位发文,党政机关使用红头发文不必勾选。

宽度:指定发文机关标识的文字框宽度。

红线粗细:指定版头红色反线的粗细(1磅=0.35毫米)。

第二步,点击[输出到Word/WPS]按钮



在确认公文二维条码界面,程序将自动调用上一步所包含的信息,请按单位实际情况作补充、调整。各字段填写说明如下:

1. 条码版本标识(必选项):此处无需输入。

2.条码编号(必选项):各单位自行定义本单位内部管理使用条码的惟一规则,保证本单位制作的每一个条码均是惟一的。条码编号可由字母与数字组成,可以在单位内部按大流水编号,也可按业务种类或其他规则进行编号。此字段最长不超过20个字符,最短不少于8个字符。

3.发文单位(必选项):填写发文单位的规范化简称或全称,如“XX市人民政府”,联合发文只填写主办单位名称加一个“等”字,如“XX市人民政府等”。此字段不得超过20个汉字。

4.公文种类或刊物名称:常用的公文种类主要有决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。此字段不得超过15个汉字。

5.发文字号或期号(必选项):此字段不得超过15个汉字,如无文号和期号,填写一个“无”字。

6.主送单位:没有主送单位的不用填写,有主送单位的则必须填写。此字段不得超过20个汉字,如主送单位超过20个汉字,则此字段标注为“见报头”。

7.标题:无标题的不用填写,否则不得留空。此字段不超过80个汉字,如过长则应进行简化。

8.秘密等级(必选项):秘密等级分为无、秘密、机密、绝密四级。如需标注保密期限,直接写在秘密等级后面,如“机密30年”。此字段不得少于1个汉字,并不超过4个汉字长度(两个阿拉伯数字相当于1个汉字)。

9.紧急程度(必选项):公文的紧急程度分为无、急件、特急三级;电报的紧急程度分为无、平急、加急、特急、特提五级。此字段不得少于1个汉字,并不超过2个汉字。

10.成文日期(必选项):此字段为公文的成文日期或刊物的编印日期,用阿拉伯数字表示,个位数日、月前面加“0”标注双位,如:20120412(2012年4月12日)。此字段固定为8个字符。

11.发布层次:党委系统的发文需标注此项,分为省军级、市地师级、县团级、公开发布四级;非固定发布层次的公文,填写“特定范围”;政府系统的公文没有发布层次,此字段可以为空。此字段不得超过4个汉字。

12.条码制作单位(必选项):此字段标注条码的具体制作单位,如“XX市人民政府办公室”。此字段不得超过10个汉字。

13.条码制作日期(必选项):此字段标注条码的生成日期,与成文日期标注方法相同。

14.自定义字段:一般不填写,此字段不得超过55个汉字的长度。

(填写完以上各字段信息后,点击“查看(Word/WPS)”按钮,可将生成的公文二维条码以及相应的字段信息输出到Word文档进行校对。)

最后,点击[下一步],软件将根据行文格式以及所输入的各要素内容、二维条码字段信息,自动精确定位,输出标准格式的公文到Word或WPS。

第三步,在Word/WPS中作最后简单调整。


最后一道工序,在Word/WPS中,你可能仅仅只需要打数个回车键把版记排到适当的位置即可。

小技巧:公文首页底行排不下,空白太大怎么办?在公文制作过程中,由于公文首页标题的字体、字号和正文不同造成行距变化出现差异,往往造成首页底行和页码之间留下大段空白,给公文制作人员带来麻烦,这时候可以选中标题前的一个空白段落,然后点击工具栏“格式 -> 段落 -> 缩进和间距”,在中间的“行距”下拉菜单选择“固定值”,再在右边的“设置值”尝试输入不同的磅数(1磅=0.35毫米)进行调整就可以解决问题。